Privacybeleid van Babel Multilingual Services

1.    Inleiding
2. Waarom worden de persoonsgegevens van onze klanten opgeslagen?
3. Welke soorten persoonsgegevens verwerken we en op welke manier verzamelen we deze informatie?
3.1. Deze gegevens worden op een geautomatiseerde wijze verzameld:
3.2. Deze gegevens worden verzameld wanneer je ze aan ons verstrekt:
4.    Hoe lang worden je persoonsgegevens bijgehouden?
5. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden?
6.    Welke rechten heb je met betrekking tot je persoonsgegevens?
7.    Heb je nog vragen?

1. Inleiding

Dit privacybeleid beheerst de verwerking van je persoonlijke gegevens door Babel Multilingual Services in verband met je bezoek aan onze website, evenals je communicatie met ons via onze website, e-mail, post, telefoon of sociale media.

Babel Multilingual Services, gevestigd op Scheldekade 35, 4531 EH Terneuzen, Nederland en geregistreerd onder K.V.K-nummer 64822176, verwerkt je persoonsgegevens.

2. Waarom worden de persoonsgegevens van onze klanten opgeslagen?

Als onderdeel van onze zakelijke operaties moeten we gegevens over jou te verzamelen, verwerken en opslaan. Deze gegevens omvatten niet alleen informatie over je bedrijf, zoals de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer, maar ook persoonlijke gegevens zoals je naam, e-mailadres, mobiele nummer, geslacht, taal en functie.

We bewaren uitsluitend gegevens die nodig zijn om de gevraagde diensten te kunnen verlenen, zoals het opstellen van prijsopgaven, het creëren van vertaalprojecten, het opstellen van facturen, enzovoort. Dit gebeurt onder de voorwaarden die we hebben afgesproken en binnen het kader van wettelijke boekhoudkundige en andere verplichtingen. Kortom, we streven ernaar om een goede en correcte samenwerking mogelijk te maken.

3. Welke soorten persoonsgegevens verwerken we en op welke manier verzamelen we deze informatie?

Op onze website maken we geen gebruik van cookies om gegevens over jou op te slaan. De gegevens die we verwerken zijn de gegevens die je aan ons verstrekt:

• Wanneer je het contactformulier of offerteformulier op onze website invult, verzamelen wij de identiteitsinfo die je ons verstrekt, zoals je voornaam, achternaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, de inhoud van het bericht en de technische details zoals datum en tijd.

• Als je ons een e-mail of brief stuurt, verzamelen wij de identiteitsinformatie die je ons verstrekt, zoals je naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, de inhoud van de e-mail of brief en de technische details zoals datum en tijd.

• Om een offerte op te stellen en later ook de factuur, worden de persoonsgegevens die je ons verstrekt, opgenomen in onze database. Deze gegevens zijn nodig voor communicatie over onze samenwerking, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, enzovoort. We houden ook rekening met de taalvoorkeur (NL, EN, FR) om je het beste van dienst te kunnen zijn.

• Voor een volledig overzicht van de gegevens die we bewaren, wie er toegang toe heeft, waarom we ze bewaren, hoe ze beveiligd zijn, hoelang we ze bewaren, enzovoort, verwijzen we je naar ons gegevensregister dat op verzoek beschikbaar is. Onze contactgegevens staan je onderaan dit document.

• Als je teksten naar ons doorstuurt, of het nu via e-mail is of via het contactformulier op onze website, omdat je een prijsopgave wilt ontvangen of een bestelling wilt plaatsen, behandelen wij de persoonsgegevens die in die teksten staan discreet.

• We raden aan om gevoelige persoonsgegevens uit bronteksten te verwijderen voordat je ze naar Babel Multilingual Services stuurt, indien mogelijk zonder de kwaliteit van de vertaling in gevaar te brengen. In elk geval behandelen wij de ontvangen teksten altijd als strikt vertrouwelijk. We delen ze alleen met onze freelance vertalers en andere taalspecialisten om de gevraagde opdracht uit te voeren. We sluiten verwerkingsovereenkomsten af met alle betrokken leveranciers waarin we hen vragen vertrouwelijk om te gaan met jouw teksten en mogelijke persoonsgegevens die erin kunnen staan. Dit betekent dat onze leveranciers:

> moeten voldoen aan de privacywetgeving;

> geen persoonsgegevens uit de aangeleverde teksten mogen doorgeven aan derden;

> verplicht zijn om een mogelijke gegevensbreuk binnen de 24 uur aan Babel Multilingual Services te melden;

> de nodige technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen moeten nemen om de teksten inclusief de eventuele persoonsgegevens die erin kunnen staan, te beveiligen tegen verlies of onrechtvaardige verwerking;

> alleen persoonsgegevens uit de aangeleverde teksten verwerken uit naam van Babel Multilingual Services met de instructies en onder het gezag van Babel Multilingual Services.

4. Hoe lang worden je persoonsgegevens bijgehouden?

We bewaren de gegevens van onze klanten zolang als dit volgens de wet vereist is.

Teksten en vertalingen waarin persoonsgegevens voorkomen, worden gedurende vijf jaar bewaard of ook voor een kortere termijn, indien de klant dit wenst, en vervolgens definitief verwijderd.

Indien je ons schriftelijk of via e-mail expliciet verzoekt om je persoonsgegevens te verwijderen, zullen wij hieraan binnen de gestelde termijn voldoen, tenzij deze persoonsgegevens overlappen met gegevens die voortvloeien uit contractuele verplichtingen. Contractuele gegevens worden namelijk bewaard gedurende een verjaringstermijn van 10 jaar.

5. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden?

Natuurlijk zullen we je persoonsgegevens nooit verkopen. Er zijn echter situaties waarin we bepaalde persoonsgegevens moeten doorgeven aan derden, bijvoorbeeld om:

• Uitvoeren van boekhoudkundige taken in overeenstemming met onze zakelijke activiteiten. Voldoen aan geldende wetten en regelgeving.

• In dergelijke gevallen kun je erop vertrouwen dat we alleen de strikt noodzakelijke gegevens zullen delen en dat onze partners net zo betrokken zijn bij jouw privacy als wij.

Voor het beheer en de analyse van bezoekers op onze website maken we gebruik van een externe dienstverlener. Deze externe dienstverlener voldoet ook aan de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de uitvoering van onze diensten, zoals vertalingen, copywriting, revisie, enz., maken we gebruik van externe taalkundigen. Met deze taalkundigen sluiten we een verwerkersovereenkomst af om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke manier worden verwerkt.

6. Welke rechten heb je met betrekking tot je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden bijgehouden door Babel Multilingual Services. Indien je wilt, kun je op elk moment een e-mail sturen naar babel@zeelandnet.nl om je persoonsgegevens in te zien of aan te passen.

Je hebt het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we van jou verwerken, het doel en de aard van de verwerking, en met wie we deze gegevens delen.

Daarnaast heb je het recht om ons te verzoeken je persoonsgegevens bij te werken, te corrigeren of te verwijderen. Binnen een termijn van een jaar na je verzoek zullen we de persoonsgegevens verwijderen, tenzij deze gegevens samenvallen met persoonsgegevens die voortvloeien uit contracten. Contractuele gegevens worden namelijk gedurende 10 jaar bewaard.

Je hebt ook het recht om je af te melden voor het gebruik of verzamelen van bepaalde gegevens, inclusief persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens, door de instructies op de website te volgen.

Mocht je van mening zijn dat jouw rechten geschonden zijn, dan kun je een klacht indienen bij de Authoriteit Persoonsgegevens, die de toezichthoudende autoriteit is in Nederland

7. Heb je nog vragen?

We hebben ons best gedaan om ons privacybeleid zo duidelijk mogelijk te maken. Mocht je echter nog vragen of opmerkingen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen:

Per e-mail: babel@zeelandnet.nl

Per post:
Babel Multilingual Services
Scheldekade 35
4531 EH Terneuzen

Per telefoon: +31 (0)115 851642